Bevor die elektronische Rechnung erklärt wird, soll zunächst die Rechnung an sich erläutert werden. Das Gesetz gibt für den Begriff eine Definition vor:

Diese Legaldefinition ist in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) niedergeschrieben. Erbringt ein Unternehmer eine Leistung, stellt er eine Rechnung gegenüber dem Kunden aus, mit der er über die erbrachte Leistung abrechnet. Nach dem Umsatzsteuergesetz muss der Unternehmer die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten, vgl. § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG.

Nicht nur das Umsatzsteuergesetz kennt den Begriff der Rechnung. Das Zivilrecht formuliert das Abrechnungsdokument in § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) mit einer ähnlichen Beschreibung:

Sowohl das Zivilrecht im BGB als auch das Steuerrecht im UStG kannten bislang nur die Rechnung als allgemeingängige Form der Abrechnung.

Nun gibt es einen neuen Begriff, der die Rechnung aufgreift: die elektronische Rechnung, abgekürzt auch E-Rechnung.

Der Begriff lässt vermuten, dass es hierbei nicht mehr um die Abrechnung auf Papier geht. Vielmehr wird bereits mit dem Namen auf eine elektronische Form der Abrechnung hingewiesen.

Das Umsatzsteuergesetz basiert grundsätzlich auf der unionsweit gültigen Mehrwertsteuersystemrichtlinie.

In dieser heißt es im Artikel 217:

In dieser Formulierung wird erstmals in dem Abschnitt über die Rechnungsstellung Bezug auf ein „elektronisches Format“ genommen. Eine Konkretisierung in Bezug auf das vom Unternehmer zu verwendende Format enthält Artikel 217 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) nicht. Auch die nachfolgenden Artikel im Kapitel 3: Erteilung von Rechnungen MwStSystRL nehmen keine Definition des Formats vor.

Lediglich Artikel 233 MwStSystRL führt dahingehend aus, dass unabhängig von der Form der Rechnung, ob auf Papier oder elektronisch, die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet werden müssen. Der Zeitraum dieser Gewährleistung greift bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen für dieses Abrechnungsdokument.

Mit der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen werden Eu-weit gewisse Rahmenbedingungen für die Verwendung von E-Rechnungen gegeben.

Die EU-Richtlinie definiert den Begriff der E-Rechnung einheitlich und ist Grundlage für die Änderung des deutschen Umsatzsteuergesetzes gewesen. Die E-Rechnung wird definiert als

Wichtig ist, sich den Begriff des „strukturierten elektronischen Formats“ zu merken, da dieser ein ausschlaggebendes Kriterium für die Dateiarten ist, die für eine E-Rechnung genutzt werden dürfen.

Eine E-Rechnung muss nicht nur in einem strukturierten elektronischen Format geschrieben werden, sondern auch Angaben über die folgenden Punkte enthalten:

1. Prozess- und Rechnungskennungen,
2. Rechnungszeitraum,
3. Informationen über den Verkäufer,
4. Informationen über den Käufer,
5. Informationen über den Zahlungsempfänger,
6. Informationen über den Steuervertreter des Verkäufers,
7. Auftragsreferenz,
8. Lieferungsdetails,
9. Anweisungen zur Ausführung der Zahlung,
10. Informationen über Zu- oder Abschläge,
11. Informationen zu den einzelnen Rechnungszeilenposten,
12. Rechnungsgesamtbeträge,
13. MwSt.-Aufschlüsselung.

(vgl. Artikel 6 der Richtlinie 2014/55/EU)

Im Anhang der Richtlinie ist eine Liste von Syntaxen veröffentlicht, die diese Vorgaben erfüllen. Darunter fällt unter anderem das XML-Format. Das heißt, eine XML-Datei, die die relevanten Rechnungsinformationen enthält, sogenannte xRechnung und auch das Rechnungsformat ZUGFerD 2.0, die eine PDF-Datei darstellt, in deren Dateianhang eine XML-Datei angefügt ist, sogenannte hybride Form, sind zur Verwendung als elektronische Rechnung zugelassen.⁽¹⁾

Beispielhafter Auszug einer xml-Datei

Die Richtlinie wurde mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 in nationales Recht aufgenommen. In Artikel 23 Wachstumschancengesetz wird die Änderung des § 14 UStG niedergelegt. Mit dieser Gesetzesänderung wird Bezug auf die E-Rechnung genommen, die durch die MwStSystRL grundsätzlich als Abrechnungsmöglichkeit im umsatzsteuerlichen Sinne zugelassen wird. Es wird formuliert:

Im Abschnitt 2.3 des Entwurfs des BMF-Schreibens vom 13.06.2024 wird ausgeführt, dass sowohl die XML-Datei als rein strukturiertes Format, auch als XRechnung bezeichnet, als auch die hybride Form der ZUGFeRD-Datei in der Version 2.0.1 die Voraussetzungen der EU erfüllen und national anerkannt sind.

Eine XML-Datei ist nicht dafür gedacht, dass sie von einem Menschen gelesen wird. Sie ist für die elektronische Datenverarbeitung konstruiert. Das bedeutet, dass die Datei in das von einem Unternehmer oder Steuerberater verwendete Buchhaltungssystem eingelesen, verarbeitet und dargestellt wird. Es ist zwar auch möglich, mit einem geschulten Auge die Rechnungsinformationen direkt aus der Datei herauszulesen, das ist aber nicht die beabsichtigte Verwendung.

Im Gegensatz hierzu steht die ZUGFeRD-Datei. Sie stellt eine hybride Dateiform dar, die als PDF-Datei von einem Menschen gut gelesen werden kann und im Dateianhang die XML-Datei beinhaltet. Dieses Format kann durch die PDF-Darstellung sowohl vom Menschen gelesen als auch elektronisch weiterverarbeitet werden, was als einen klaren Vorteil gegenüber der reinen XML-Datei gewertet werden kann.

Die im geänderten Gesetzestext angesprochenen sonstigen Rechnungen sind zum Beispiel reine PDF-Dateien ohne XML-Anhang, wie sie zurzeit eine gängige Variante der Rechnungsstellung sind. Zukünftig wird die reine PDF-Datei die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnungsstellung nicht erfüllen, weswegen Unternehmer ihre Arbeitsprozesse werden anpassen müssen, wenn noch keine elektronische Rechnungsstellung verwendet wird.

Die zeitliche Umsetzung der E-Rechnungspflicht wird durch § 27 Abs. 38 UStG n.F. strukturiert. Die festgelegten Übergangsfristen sollen den Umstieg vereinfachen und die Unternehmer in Deutschland bei der Umstellung auf die E-Rechnung nicht überfordern.

Der zeitliche Ablauf der Einführung der Verpflichtung lässt sich für die Umsätze, die grundsätzlich durch eine E-Rechnung abgerechnet werden müssten, wie folgt gliedern:

Leistungserbringung zwischen dem 01.01.2025 und 31.12.2026:
Die Abrechnung darf noch auf Papier oder in einem sonstigen Format (z.B. PDF-Datei) erfolgen.

Leistungserbringung zwischen dem 01.01.2027 und 31.12.2027:
Die Abrechnung darf noch auf Papier oder in einem sonstigen Format (z.B. PDF-Datei) erfolgen, wenn der Gesamtumsatz des Leistungserbringers (Rechnungsstellers) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) nicht mehr als 800.000 € betragen hat.

Die Übergangsfristen sind nur auf die Ausstellung der Rechnungen bezogen und nicht für das Empfangen der Rechnungen. Da das Empfangen der Rechnungen in den Übergangsfristen nicht genannt ist und alle Unternehmer im Geschäftsverkehr für im Inland steuerpflichtige Umsätze grundsätzlich berechtigt sind, E-Rechnungen zu schreiben, müssen alle Unternehmer ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen bewirkt auch, dass die Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein sollten, eine E-Rechnung weiterverarbeiten zu können. Das gilt insbesondere, wenn sie eine für das menschliche Auge nur schwer lesbare XML-Datei als E-Rechnung empfangen.

Übersicht der bisher bekannten Fristen

Die Veränderungen hängen deutlich davon ab, wie die Arbeitsprozesse im Unternehmen gestaltet sind und ob der Weg der Digitalisierung bereits beschritten wird. Nachfolgend werden die notwendigen Anpassungen und Arbeitsschritte im Unternehmen vom Empfang bis zum Ausstellen einer E-Rechnung dargestellt.

Sollten Unternehmen vollständig digital aufgestellt sein und auch E-Rechnungen bereits versenden und empfangen, wird sich für diese nicht viel ändern, außer, dass aus der Freiwilligkeit eine Pflicht wird.

Es bestehen grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen zu empfangen, zum Beispiel ganz klassisch über die Post und Fax oder digital über eine Mailadresse. Auch andere Wege wie zum Beispiel über Schnittstellen oder Cloudlösungen sind denkbar. Den Überblick über die vielen Wege des Rechnungseingangs zu behalten, ist schwierig und der Schwierigkeitsgrad kann bei zunehmender Unternehmensgröße immer mehr ansteigen.

Damit der Unternehmer den Überblick behält, empfiehlt es sich, die Wege des Rechnungseingangs zu reduzieren. Faxgeräte können mit einer Weiterleitung an eine Mailadresse von vornherein digital und in den Arbeitsprozess von normalen Emails integriert werden. Der postalische Rechnungseingang kann bereits beim Eingang in das Unternehmen gescannt und ebenfalls am gleichen Ort wie die Emails abgespeichert werden. So kann gewährleistet werden, dass alle Rechnungseingänge an einem Ort zusammenkommen und keine Rechnungen versehentlich untergehen.

Für den Empfang der E-Rechnung genügt es, eine Emailadresse zu unterhalten, auf die die E-Rechnungen vom Rechnungsaussteller gesendet werden können. Gehen ZUGFerRD-Rechnungen ein, können sie wie bisher PDF-Dateien auf dem gleichen Weg im Unternehmen weiterverarbeitet werden und es besteht kein Handlungsbedarf für eine Prozessumstellung. Empfängt der Unternehmer hingegen eine XML-Datei, sollte ein Konverter benutzt werden. Der Konverter zieht aus der XML-Datei alle wichtigen Informationen und bereitet sie für das menschliche Auge gut lesbar auf. Für den Prozess der Lesbarmachung ist es deswegen wichtig, dass die XML-Datei verwendet wird, weil sie ein gleichbleibendes strukturiertes Format aufweist, sodass Fehler in der Übertragung weitestgehend ausgeschlossen werden können. Auch die Konverter können so einheitlich angewendet werden und der Unternehmer muss nicht verschiedene Programme vorhalten, um XML-Dateien lesbar zu machen. Nachdem der Konverter die Arbeiten erledigt hat, kann das neu entstandene Bild der XML-Datei abgespeichert und in die bisherigen Prozesse eingegliedert werden, wenn im Unternehmen noch keine Möglichkeiten bestehen, eine XML-Datei automatisiert weiterzuverarbeiten.

In vielen Unternehmen werden die eingegangenen Rechnungen auf den Inhalt und die Richtigkeit geprüft. Oft durchlaufen sie im Unternehmen auch einen Freigabeprozess, der die Rechnung als richtig einstuft und dann auch zur Zahlung freigibt. Dieser Prüfungs- und Freigabeprozess kann auf Papier mit Verwendung von Unterschriftenmappen oder auch anderweitig erfolgen.

Es bietet sich mit der Umstellung auf die E-Rechnung an, seine Arbeitswege zu digitalisieren. Das kann man dadurch erreichen, dass die E-Rechnungen in einem digitalen Format belassen werden und ein Programm verwendet wird, das die interne Weiterleitung, Prüfung, Freigabe und sogar auch die Bezahlung der Rechnung ermöglicht. Gerade in den Buchhaltungsprogrammen bieten sich diverse Möglichkeiten an, einen solchen Schritt Richtung Digitalisierung zu gehen.

Die Buchung von E-Rechnungen soll möglichst automatisiert erfolgen, um den Nutzen der Digitalisierung ausschöpfen zu können. Das funktioniert, indem die E-Rechnungen in das Buchhaltungsprogramm hochgeladen und automatisiert verarbeitet, also gebucht werden. Die Buchhaltung prüft die Rechnung und die Buchung auf Richtig- und Vollständigkeit und gibt sie schließlich als richtig frei. Danach kann die Buchung als offene Rechnung an das Bankprogramm geschickt werden, mit dem die Zahlung der Rechnung mit einem Mausklick angewiesen werden kann. Die Archivierung der E-Rechnung kann mit spezialisierten Buchhaltungsprogrammen ebenfalls revisionssicher archiviert werden. Mit dieser digitalen Archivierung fallen in dem Unternehmen die Berge von Rechnungsordnern in Zukunft weg und angemietete Flächen zur Lagerung von Archivakten können zurückgegeben und Mietkosten sukzessive gesenkt werden.

Unternehmer, die ihre Rechnungen noch mit Hilfe von Textschreibungsprogrammen erstellen, werden sich in Zukunft erheblich umstellen müssen. Für die Erstellung von E-Rechnungen wird wohl in jedem Fall ein Programm verwendet werden müssen, mit dem Rechnungen geschrieben werden können. Es gibt bereits Hersteller auf dem Markt, die die Erstellung von E-Rechnungen benutzerfreundlich ermöglichen. Wenn im Unternehmen bereits ein Programm zur Rechnungsschreibung verwendet wird, sollte an den Anbieter dieses Programms herangetreten werden, ob es auch E-Rechnungen schreiben kann. Es gibt sogar Lösungen, bei denen nur bei der Ausgabe der Rechnungen aus dem gewohnten Rechnungsschreibungsprogramm heraus die E-Rechnung als Format ausgewählt werden kann, ohne dass es weiterer Anpassungen und Änderungen bedarf.

Sollte im Unternehmen noch kein Rechnungsschreibungsprogramm verwendet werden, sollte dies in Zukunft überdacht werden. Voraussichtlich ab 2028 werden alle Unternehmer im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmern dazu verpflichtet werden, E-Rechnungen zu schreiben. Bis dahin sollte ein für das Unternehmen passendes Programm gefunden und eingesetzt werden, um alle gesetzlichen Anforderungen fristgerecht erfüllen zu können.

Die Einführung der E-Rechnung bringt für viele Unternehmen einen indirekten Zwang zur Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe mit. Mit der weitergehenden Digitalisierung können Arbeitsprozesse verschlankt, verkürzt und zeitsparend neu aufgesetzt werden. Das bringt die Chance mit, bei gleichbleibender Arbeitnehmerzahl freie Zeiträume für andere Projekte zu schaffen. Ebenso kann die Buchhaltung effizienter und damit schneller erledigt werden. Auch wenn eventuell neue Softwareprogramme angeschafft werden müssen und sich eingearbeitet werden muss, kann in Zukunft auch in diesem Arbeitsfeld der Kostenfaktor Zeit eingespart werden. Ebenso führt die digitale Archivierung zu einer erheblichen Reduzierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in Papierform. Dadurch fallen viele Papierordner weg, die nicht mehr kostenintensiv gelagert und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht kostenpflichtig entsorgt werden müssen. Ebenso geht der Kosteneinsatz für Papierbeschaffung und Druckergestellung runter. Zuletzt ist anzumerken, dass auch der Informationsaustausch schneller und effizienter gestaltet werden kann, sodass noch am Tag des Rechnungseingangs die Rechnung geprüft und freigegeben sowie gebucht und bezahlt werden kann.

Den Schritt zur E-Rechnung muss jeder Unternehmer gehen, ob er aber auch den Nutzen aus dieser Verpflichtung zieht, liegt aber bei ihm selbst.